Põhivara võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja otseselt soetamisega seotud kuludest.

Sõltuvalt põhivara soetamise tehingust võetakse põhivara arvele:

• ostudokumendiga - ostetud põhivara, ostetud parendused
• arvelevõtmise aktiga - kasutatakse sellisel juhul kui:
• programmi kasutusele võtmisel on vaja põhivara fikseerida
• vara soetatakse mitterahalise vahetustehingu (bartertehingu) teel
• vara saadakse kingitusena või mõnel muul viisil tasuta
• põhivara on soetatud kapitalirendi kaudu

Põhivara ostmine

Ostetud põhivarad võetakse arvele hankija arve põhjal. Selleks algatatakse uue ostudokumendi koostamine: Ost -> Arve -> Uus (vaata ka: Uue ostudokumendi koostamine).

Põhivara sisestamine toimub lehel "Raharead":

kus:

• lahtris "Inventar" valitakse käsk "Uus" ja täidetakse avanenud inventarikaart (loe: Inventar)
  Juhul, kui põhivara objekt koosneb üksteisest eristatavatest komponentidest, millel on erinevad kasulikud eluead, võetakse need komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena, määrates neile eraldi amortisatsiooninormid vastavalt nende kasulikule elueale.
• lahtrisse "Konto nr." sisestatakse põhivarakonto (n: "1223 Masinad ja seadmed")
  Põhivaramooduli seadistustes (Seaded -> Lisamoodulite seaded -> Põhivara) on võimalik erinevatele põhivara tüüpidele määrata ostudokumentidel kasutatav konto. Kui vastav seadistus on tehtud, siis pärast inventari määramist täidetakse konto lahter automaatselt (lähtuvalt inventari kaardil olevast inventari tüübist).
• lahtri "kirjeldus" täidab programm automaatselt inventari nimega
• "Summa" lahtrisse sisestatakse hind, millega põhivara arvele võetakse
  Käibemaksu lülitamine põhivara soetusmaksumusse oleneb otseselt põhivarast ja selle põhivara kasutamisest:
• Kui arvel olevast käibemaksust küsitakse tagasi kogu käibemaks, siis lahtrisse "Maksud" jäävad määratuks nii käibemaks kui ümardus ja lahtrisse "Summa" sisestatakse maksudeta summa.
• Kui käibemaksu tagasi ei küsita, siis "Summa" lahtrisse sisestatakse põhivara hind koos maksudega ja lahtrist "Maksud" tuleb maksusid puudutavad maksugrupid välistada (vastavas lahtris vajutada "Delete" klahvi).
• Kui käibemaks küsitakse tagasi osaliselt, siis maksugrupid lahtris "Maksud" kustutatakse, põhivara ostuhinnaks kirjutatakse summa, mis on "maksudeta hind + osaline käibemaks" ja lehel "Maksud" sisestatakse vastavale käibemaksugrupi reale käibemaksu summa, mis tagasi küsitakse.

Juhul, kui põhivarale tahetakse hiljem lisada täiendavaid, otseselt soetamisega seotud kulusid (nt. transport), tehakse uus ostuarve, erinevusega, et inventari lahtrist valitakse "Muuda" ja avanevast kiirotsijast leitakse juba olemasolev inventar. Nii lisanduvad ostukulud konkreetse inventari soetusmaksumusele ja lähtuvalt uuest põhivara maksumusest leitakse programmi poolt uus amortisatsiooni summa.

Kanne ostudokumendil:

D: Põhivara
D: Käibemaks
K: Võlg hankijale

Põhivara soetamine kapitalirendi teel

Kapitalirendi tingimustel renditud vara võetakse arvele, lähtudes raamatupidamise toimkonna juhendist nr.9.

Rentnik kajastab rendi jõustumisel kapitalirendi oma bilansis vara ja kohustusena renditud vara õiglase väärtuse summas või rendimaksete miinimumsumma nüüdisväärtuses, juhul kui see on madalam. Rendilepingute sõlmimisega otseselt kaasnevad kulutused kajastatakse renditava vara soetusmaksumuse koosseisus. Kapitalirenditingimustel renditavaid varasid amortiseeritakse lähtudes ettevõttes sama tüüpi varade osas rakendatavatest amortisatsioonipõhimõtetest.

Kapitalirendi teel soetatud vara arvelevõtmiseks koostatakse põhivaraakt (Põhivara -> Põhivaraakt -> Uus ). Akti sisestamisel tuleb:

• kuupäevaks määrata rendilepingu kehtimise alguskuupäev
• toiminguks määrata "Põhivara arvelevõtmine-mahakandmine"
• sisestada uus inventarikaart
  Kuna kapitalirendi teel soetatud põhivara hoitakse bilansis väljaostetud põhivarast eraldi, siis selle eristamiseks peaks tegema uue inventari tüübi: Näiteks: "Kapitalirendi teel soetatud põhivara" (loe: Inventari tüübid). Seda tüüpi saab kasutada lausendite automaatika seadistamisel, mis annab võimaluse kapitalirendi teel soetatud põhivaraga opereerimisel kasutada vastavaid kontosid.
• lahtrisse "soetusmaksumus" sisestatakse summa, millega põhivara arvele võetakse

Põhivaraaktiga tekib raamatupidamislik kanne:

D: Kapitalirendi teel soetatud põhivara
K: Kapitalirendi kohustus

Tasuta saadud vara arvele võtmine

Tasuta saadud varad võetakse arvele ainult koguseliselt, 0-väärtusega.

Vara arvelevõtmiseks koostataval põhivaraaktil: Põhivara -> Põhivaraakt -> Uus (loe: Põhivaraakt) tuleb:

• kuupäevaks määrata kuupäev, millal vara üle anti
• toiminguks määrata "Põhivara arvelevõtmine-mahakandmine"
• sisestada uus inventarikaart

NB! Kuna vara võetakse arvele 0-väärtusega, siis ühtegi summat ei sisestata ja raamatupidamislikku kannet ei tehta.

Põhivara soetamine bartertehingu teel

Juhul, kui vara soetatakse mitterahalise vahetustehingu (bartertehing) teel mingi teise vara eest, loetakse saadud vara soetusmaksumuseks äraantud vara õiglast väärtust. Ettevõte kannab äraantud vara bilansist maha ja võtab arvele saadud vara. Kui sellise vahetustehingu tagajärjel ettevõtte varade bilansiline maksumus suureneb, tekib ettevõttel kasum põhivara võõrandamisest, vastasel juhul on tegemist kahjumiga.

Bartertehingu fikseerimiseks koostatakse põhivaraakt (Põhivara -> Põhivaraakt -> Uus ), kus korraga võib kajastada nii äraantud vara mahakandmise kui saadud vara arvelevõtmise:

• kuupäevaks määrata bartertehingu toimumise kuupäev
• toiminguks määrata "Põhivara arvelevõtmine-mahakandmine"
• saadud põhivara jaoks sisestada uus inventarikaart
  Soetusmaksumuseks sisestatakse summa, millega vara arvele võetakse, kulumi summat ei sisestata.
• teisele reale sisestatakse äraantud vara
  Inventari määramisel täidetakse jäägi, soetusmaksumuse ja kulumi lahtrid programmi poolt automaatselt.

Kanne, kui tehinguga tekkis kasum:

D: Põhivara
K: Põhivara
K: Kasum põhivara võõrandamisest

Kanne, kui tehinguga saadi kahjumit:

D: Põhivara
K: Põhivara
D: Kahjum põhivara võõrandamisest

Põhivara arvelevõtmine põhivaramooduli kasutusele võtmisel

Kui võetakse kasutusele põhivaramoodul, siis on vaja arvele võtta kõik ettevõttes olevad põhivarad. Arvelevõtmine toimub kahes osas, sest fikseerida tuleb:

• vara arvelevõtmise kuupäev ja maksumus ning
• mingi konkreetse kuupäeva seisuga sellelt objektilt juba arvestatud kulum

Esimesena koostatakse põhivara arvelevõtmise akt. Aktid iga põhivaraobjekti kohta tuleb teha eraldi (välja arvatud juhul kui ühel ja samal kuupäeval on soetatud mitu põhivara), sest arvelevõtmine peab toimuma sama kuupäevaga kui vara tegelikult soetati. Põhivaraakti: Põhivara -> Põhivaraakt -> Uus (loe: Põhivaraakt) sisestamisel tuleb:

• kuupäevaks määrata vara soetamise kuupäev
• toiminguks "Põhivara arvelevõtmine-mahakandmine"
• sisestada uus inventarikaart ja lahtrisse "Soetus.maks.muutus" summa, millega vara arvele võeti

NB! Enne dokumendi salvestamist tuleb ära kustutada dokumendil olev kanne!

Järgmisena tuleb fikseerida põhivaralt juba arvestatud kulum. Selleks koostatakse põhivaraakt: Põhivara -> Põhivaraakt -> Uus , kus tuleb:

• kuupäevaks määrata kuupäev, mille seisuga hakatakse põhivara arvestust programmis pidama
• toiminguks "Põhivara amortiseerimine"
• valida põhivaraobjekt
• lahtrisse "kogus" sisestada amortiseeritud perioodide arv
• kontrollida, kas lahtrisse "Kulum" arvestatud amortisatsiooni summa langeb kokku teie andmetega. Vajadusel tuleb see summa üle kirjutada.
• kontrollida, kas lahtris "Jääkväärtus" olev summa on õige.

NB! Enne dokumendi salvestamist tuleb ära kustutada dokumendil olev kanne!