Kasutaja on programmi kasutav töötaja.
Kasutajate loetelu peab sisaldama kõiki töötajaid, kelle tööülesannete hulka kuulub:

• palgainformatsiooni sisestamine;
• palgainformatsiooni töötlemine;
• palgainformatsiooni vaatamine.

Kasutajate registri korrektsus on äärmiselt oluline, kuna ainult registri loetellu kuuluvad töötajad saavad programmi kasutada ning iga töötaja saab teha tegevusi ja näha informatsiooni ainult talle personaalselt kehtestatud õiguste raames.

Kui ettevõttes on kasutusel Finantstarkvara Kardinal, siis kõik Kardinalis loodud kasutajad on automaatselt olemas ka palgaprogrammis ning vastupidi. Programmide poolt ühiselt kasutatavate õiguste (n: kasutajanimi, parool, tegevuspiirkond jne.) muutmine ühes programmis põhjustab vastavate õiguste muutumist mõlema programmi jaoks. Programmile spetsiifiliste registrite ja tegevuste kasutamise õigused saab määrata AINULT konkreetsest programmist.

Programmide poolt ühiselt kasutatavad registrid on:

• firmad
• pangad
• projektid
• perioodid
• kasutajad

ja tegevused:

• maksekorralduste koostamine (vaatamine, muutmine, kustutamine)
• kassaorderite koostamine
• raamatupidamiskannete koostamine

Kasutajate registri koostamine on KOHUSTUSLIK!

Kasutajate register avaneb menüüvalikul: Registrid -> Kasutajad.

Registris näidatav ja muudetav info sõltub otseselt programmi kasutava töötaja õigustest. Kehtivad järgmised põhimõtted:

1. Kui kasutajal ei ole kasutajate nägemise õigust, siis esitatakse aknas ainult aktiivse kasutaja info. Kasutaja saab muuta oma personaalset kasutajanime e. hüüdnime, vaikimisi kasutatavat projekti ja parooli.
2. Kui kasutajal on kehtestatud küll kasutajate nägemise õigus, aga puudub kasutajate muutmise õigus, siis näeb ta kõigi aktiivsete kasutajate andmeid (va.salasõna), kuid muuta saab ta ainult eelmises punktis loetletud personaalset infot.
3. Kui kasutajal on kasutajate muutmise õigus, siis näeb ta kõigi aktiivsete kasutajate infot (va.salasõna) ning saab muuta kõigi kasutajate andmeid (sh. ka salasõna).
   NB! Turvaprobleemide vältimiseks peab kasutajate muutmise, loomise ja kustutamise õigus olema AINULT ÜKSIKUTEL töötajatel (näiteks: pearaamatupidaja)!

Registri sisestusaken koosneb kahest osast: kasutajate loetelust ja infolehtedest.

Leht "Õigused":

• Hüüdnimi - nimi, millega sisenetakse programmi. Soovitavalt võiks see olla eesnimi väikese algustähega. Hüüdnimi peab olema unikaalne!
• Kasutaja nimi - kasutaja ees- ja perekonnanimi.
• Projekt - sellel väljal määratud projekti pakutakse kasutaja poolt algatatud dokumentidele (võimalik dokumendi juures muuta). Projekti määramine on kasulik, kui vastav töötaja sisestab dokumendid alati fikseeritud projekti raames.
• Periood - kasutaja tegevuspiirkond (kasutaja saab lubatud toiminguid teha ainult määratud perioodi raames). Kui kasutaja tegevuspiirkonda ei soovita kitsendada, siis tuleb perioodiks valida "Määramata periood".
• Kannete vahemik - kasutaja poolt koostatavate raamatupidamiskannete numbrite vahemik (algus, järgmine, lõpp). Kannete vahemik tuleb määrata kõigi kasutajate korral, kes peavad koostama maksedokumente (maksekorraldusi, kassaordereid) või tegema perioodi koondkandeid.
  NB! Kannete vahemiku määramine omab mõtete ainult siis, kui ettevõttes on kasutusel ka Finantstarkvara KARDINAL!
• Õigused:
  • Administraator - annab automaatselt õiguse tegevuspiirkondade ja kasutajate loomiseks, muutmiseks, kustutamiseks.
    NB! Vastav õigus PEAB olema vähemalt ühel kasutajal! Turvaprobleemide vältimiseks ongi harilikult ainult üks administraator. Õiguse "Administraator" seadmist ja tühistamist saab teha AINULT olemasolev administraator!
  • Süsteemsed teated - annab kasutajale õiguse teha andmebaasi informatsiooni muutvaid teateid; vähemalt ühel võiks vastav õigus olla.
  • Kontode seisu nägemine - annab kasutajale õiguse näha raamatupidamiskonto rahalist seisu (tema nägemispiirkonna ulatuses)
  • Tasusummade muutmine - annab kasutajale õiguse muuta automaatselt tasueeskirjade alusel leitud tasusummat
  • Tasuridade lisamine - annab kasutajale õiguse muuta või täiendada dokumendiga kaasnevaid automaatselt koostatud tasuridu
• Projektid - projektid, millega seotud informatsiooni on kasutajal võimalik näha.

Lehed "Registrid" ja "Tegevused"

Nendel lehtedel määratakse kasutaja õigused erinevate registrielementide ja toimingutega seotud tegevustele.

Õigused on jagatud neljaks: nägemine, uue tegemine, muutmine, kustutamine. Õiguse lubamiseks tuleb vastavasse andmevälja sisestada sümbol "+", õiguse tühistamiseks jäetakse andmeväli tühjaks.
Märkimisel saab kasutada:

• Klahvi "Insert" kasutamisel tekib andmevälja sümbol: " + "
• Klahvi "Delete" kasutamisel tühistatakse vastav õigus
• Klahvi "Space" kasutamisel muudetakse andmevälja väärtust (st. kui väljal oli "+", siis selle asemel kirjutatakse " " ja kui enne oli " ", siis kirjutatakse "+".

NB! Infolehtedel esitatav informatsioon käib aktiveeritud kasutaja kohta.

Aknal "Kasutajad" on kolm nuppu:

• OK - kasutaja poolt tehtud muudatused salvestatakse ja aken suletakse
• Katkesta - aken suletakse. Kui programmi tuvastab, et kasutaja tegi mingeid muudatusi, siis küsitakse kasutajalt "Kas muudatused salvestada?". Vastuse "Jah" puhul salvestatakse muudatused ja aken suletakse, "Ei" korral suletakse aken ilma salvestamiseta, "Katkesta" puhul minnakse tagasi kasutajate registri aknasse.
• Parool - salasõna programmi sisenemiseks. Vajutades sellele nupule avaneb aken, kuhu tuleb sama parool sisestada kaks korda (kahele erinevale reale).

Uue kasutaja loomine

Uue kasutaja tegemiseks tuleb kasutajate loetelu aknas vajutada hiire parempoolset klahvi ja valida rippmenüüst käsk "Uus".

Avanevas abiaknas sisestatakse uue kasutaja nimi (ees-ja perekonnanimi). Kui uuele kasutajale määratavad õigused on sarnased mõne teise kasutaja õigustega, siis on võimalik need õigused teiselt kasutajalt kopeerida. Selleks tuleb täpsustada kasutaja, kellelt õigused kopeeritakse ja kopeerimise kinnitamiseks määrata valik "Kasutajalt".

Käsunupule "OK" vajutades lisatakse uus kasutaja loetellu. Vajadusel täpsustatakse loodud kasutaja õigusi.

Uue kasutaja loomisel on kohustuslik:

• unikaalse hüüdnime määramine

• salasõna (parooli) määramine

• perioodi (tegevuspiikonna) määramine

Kasutaja tühistamine ja/või kustutamine

Kasutaja edaspidiste tegevuste lõpetamiseks on kaks võimalust:

• Kasutaja õiguste tühistamine. Sellisel juhul jääb kasutaja loetellu alles, kuid kõik ta õigused tühistatakse. Vajadusel on võimalik kasutaja õigused taastada.

• Kasutaja kustutamine. Kasutaja märgitakse mitteaktiivseks.
  NB! Erinevalt teistest registritest ei saa kustutatud kasutajaid taastada.

Kasutaja kustutamiseks või tühistamiseks tuleb vastav kasutaja aktiveerida ja valida rippmenüüst vastav käsk. Rippmenüü tekib paremapoolse hiireklahvi vajutusega.